Factuur maken als event planner
Een event planner factureert vaak in fases: aanbetaling bij contract, tussentermijn, en eindfactuur na het event. Daarnaast is er soms doorbelasting van vendors (catering, locatie, AV). Lees hoe je een aanbetalingsstructuur opzet zonder cashflow-risico, hoe je vendor-kosten transparant doorbelast, en hoe je B2B bedrijfsevents en B2C-bruiloften verschillend factureert.
Factuur maken als Event Planner: 5 stappen
Voer je naam, adres, KVK-nummer en BTW-nummer in. Factuur Direct slaat dit op voor volgende facturen.
Selecteer een bestaande klant of voeg een nieuwe toe. Zakelijke klanten vul je inclusief BTW-nummer in.
Voeg een factuurregel toe met omschrijving, aantal uren of eenheden, tarief, en BTW-percentage.
Standaard 30 dagen, maar je kunt 14 of 60 dagen kiezen afhankelijk van de afspraak met je klant.
Download je factuur als professionele PDF of stuur hem direct vanuit Factuur Direct naar je klant.
Specifieke tips voor Event Planners
30% bij contractondertekening, 40% een maand voor het event, 30% binnen 14 dagen ná het event. Voor elke fase een aparte factuur, niet één voorschot voor alles. Dit beschermt je cashflow én biedt de klant duidelijkheid. Op elke voorschotfactuur 21% BTW; bij eindafrekening trek je de eerdere voorschotten ervan af.
Boek je catering of een AV-leverancier op naam van de klant? Beter laat je de leverancier direct aan de klant factureren, dan voeg jij alleen je planningsfee toe. Boek je in eigen naam? Dan factureer je het volle bedrag aan de klant inclusief jouw marge en BTW; je kunt de BTW van de leverancier als voorbelasting terugvragen.
Bedrijfsevents factureer je aan de werkgever met PO-nummer; particuliere bruiloften aan een privépersoon. Voor B2B is BTW verrekenbaar voor de klant; voor B2C is jouw 21% BTW een echte kostenpost. Communiceer altijd of een prijs in- of exclusief BTW is: particulieren denken vaak in inclusief, bedrijven in exclusief.
Standaard annuleringsclausule: 30% retentie tot 90 dagen voor event, 60% tot 30 dagen, 100% binnen 30 dagen. Vastleggen in offerte/contract, niet pas op de factuur. Bij annulering stuur je een aparte annuleringsfactuur conform de afgesproken percentages, met BTW. Dit moet de klant betalen omdat hij contractueel gebonden is, niet omdat het op de factuur staat.
Veelgestelde vragen
Hoe factureer ik aanbetalingen voor een event?
Een voorschotfactuur (aanbetalingsfactuur) is een gewone factuur met BTW. Vermeld duidelijk: "Aanbetaling 30%: eventplanning bruiloft 12-09-2026". Bij de eindafrekening maak je een totale factuur waarin je de eerdere voorschotten aftrekt: "Totaal eventbudget €15.000, eerdere voorschotten €9.000, nog te betalen €6.000 + 21% BTW". De BTW heb je telkens al per voorschot afgedragen.
Mag ik catering en locatie via mijn factuur doorbelasten?
Ja, en het is gangbaar bij full-service planning. Twee modellen: (1) Doorbelast aan kostprijs + jouw planningsmarge (transparant). (2) Pakket-tarief inclusief alles (minder transparant maar handiger voor de klant). In beide gevallen reken je 21% BTW over het totaal en mag je de BTW van de leveranciers als voorbelasting terugvragen. Belangrijk: de leveranciers moeten op JOUW naam factureren, niet op die van de eindklant.
Hoe ga ik om met buitenlandse vendors (DJ uit België, fotograaf uit Duitsland)?
Boek je in jouw naam? Dan stuurt de buitenlandse leverancier jou een factuur met BTW verlegd (B2B EU); jij draagt de BTW af in je Nederlandse aangifte en kunt hem direct als voorbelasting terugvragen (netto-effect nul). Dezelfde dienst belast je vervolgens door aan de klant met 21% Nederlandse BTW. Boek je op naam van de klant, dan factureren de buitenlandse leveranciers direct aan de klant en heb jij er administratief geen rol in.
Wat doe ik als de klant op de dag van het event extra dingen vraagt?
Maak een nafactuur. Schrijf in het contract op dat scope-uitbreidingen op de dag zelf altijd op nacalculatie gaan tegen je standaard uurtarief. Documenteer per uitbreiding (foto, e-mail, SMS) welke scope is bijgekomen. Stuur de nafactuur binnen 7 dagen, terwijl het event nog vers is. Wachten tot 30 dagen later geeft eindeloze discussie.
Maak direct een factuur als Event Planner
Gratis, geen account nodig. In 2 minuten een professionele PDF klaar.
Start gratis