Factuur maken als coach of trainer
Als freelance coach of trainer factuur je sessies, trajecten en workshops. Leer of jouw coachingdiensten BTW-vrijgesteld zijn, en hoe je een correcte factuur opstelt.
Factuur maken als Coach: 5 stappen
Voer je naam, adres, KVK-nummer en BTW-nummer in. Factuur Direct slaat dit op voor volgende facturen.
Selecteer een bestaande klant of voeg een nieuwe toe. Zakelijke klanten vul je inclusief BTW-nummer in.
Voeg een factuurregel toe met omschrijving, aantal uren of eenheden, tarief, en BTW-percentage.
Standaard 30 dagen, maar je kunt 14 of 60 dagen kiezen afhankelijk van de afspraak met je klant.
Download je factuur als professionele PDF of stuur hem direct vanuit Factuur Direct naar je klant.
Specifieke tips voor Coachs
Coaches en trainers kunnen onder de BTW-vrijstelling voor "onderwijs" vallen (artikel 11 OB), maar dit is streng gereguleerd. Je moet een erkende instelling zijn of werken met erkende leerlijnen. Bij twijfel: vraag de Belastingdienst of een adviseur. Als je niet vrijgesteld bent, reken je 21% BTW.
Factuur je een heel traject vooraf? Stuur dan één factuur met de omschrijving "Coachingtraject [naam]: [X] sessies" en het totaalbedrag. Factuur je per sessie? Dan stuur je na elke sessie een factuur met datum en duur.
Als je bij de klant op locatie coacht, mag je reiskosten (€0,23/km) en eventuele zaalkosten doorberekenen. Zet deze als aparte post op je factuur.
Als je kosten rekent voor afgezegde sessies, vermeld dit dan op de factuur als "Annuleringskosten sessie [datum]" met een duidelijke omschrijving. Zorg dat dit in je algemene voorwaarden staat.
Veelgestelde vragen
Zijn coachingdiensten BTW-vrijgesteld?
Soms. De BTW-vrijstelling voor onderwijs (art. 11 lid 1 sub o OB) geldt voor coaches die les geven op het niveau van beroepsonderwijs of erkende opleidingen. Losse life coaching, business coaching of persoonlijke begeleiding valt daar doorgaans NIET onder en is belast met 21% BTW. Raadpleeg de Belastingdienst of een adviseur voor jouw specifieke situatie.
Hoe factuur ik groepstrainingen of workshops?
Een groepstraining factuur je aan de organisatie die je inhuurt (B2B), of aan individuele deelnemers (B2C). Bij B2B vermeld je de naam van het bedrijf, de datum en locatie van de training, en het overeengekomen bedrag. Bij B2C geef je elke deelnemer een eigen factuur.
Kan ik online sessies (bijv. via Zoom) ook factureren?
Ja, online sessies factuur je op dezelfde manier als fysieke sessies. Vermeld "online coaching sessie" als omschrijving. Bij buitenlandse klanten gelden de gebruikelijke B2B-regels (BTW-verlegd bij EU-bedrijven).
Wat is de beste betalingstermijn voor coaches?
Veel coaches hanteren 14 dagen, korter dan de standaard 30 dagen, zodat ze niet lang hoeven te wachten bij trajecten die al zijn afgerond. Bij langlopende trajecten wordt ook wel een aanbetaling van 25–50% gevraagd.
Maak direct een factuur als Coach
Gratis, geen account nodig. In 2 minuten een professionele PDF klaar.
Start gratis