Factuur zonder BTW: vier scenario's, vier formuleringen

Wettelijke basis

Wet op de omzetbelasting 1968, art. 25

Voor wie

ZZP'ers met een jaaromzet onder €20.000 die zich vooraf hebben aangemeld bij de Belastingdienst.

Op de factuur

"Geen BTW in rekening gebracht, vrijstelling KOR"

Je mag dan ook geen BTW terugvragen op zakelijke inkopen. De keuze is 3 jaar bindend en geldt voor je hele onderneming, niet per klant of dienst.

Wettelijke basis

Wet OB art. 11 (artsen, tandartsen, fysio, psycholoog, onderwijs, financiële dienstverlening, etc.)

Voor wie

Geregistreerde zorgverleners (BIG/AGB), erkende onderwijsinstellingen, beroepscoaches met therapeutisch karakter, postzegels/loten/verzekering, bepaalde culturele diensten.

Op de factuur

"Vrijgesteld van BTW conform art. 11 Wet OB"

Vrijstelling geldt per dienst, niet per persoon. Een fysiotherapeut die ook lifestyle-coaching aanbiedt valt voor de coaching meestal NIET onder de vrijstelling.

Wettelijke basis

Wet OB art. 9 lid 2 + Tabel II onderdeel A.6 (export buiten EU)

Voor wie

ZZP'ers die diensten leveren aan klanten in landen buiten de EU (VS, VK, Zwitserland, Australië, etc.).

Op de factuur

"0% BTW, uitvoer / export buiten EU"

Bewaar bewijs van de export (e-mail, briefadres klant in derde land, bankafschrift met buitenlandse betaling). Bij een controle wil de Belastingdienst kunnen vaststellen dat de klant inderdaad buiten de EU zit.

Wettelijke basis

Wet OB art. 12 lid 3 (intra-EU B2B) en art. 12 lid 5 (binnenlandse verleggingsregeling)

Voor wie

ZZP'ers die diensten leveren aan zakelijke klanten in andere EU-landen (verplicht hun BTW-id op de factuur), of binnenlandse onderaannemers in de bouw, scheepsbouw, schoonmaak, en uitzendsector.

Op de factuur

"BTW verlegd" + BTW-identificatienummer van de klant

Dit is technisch geen "factuur zonder BTW", de klant draagt de BTW zelf af in zijn aangifte. Vermeld altijd "BTW verlegd" expliciet en vraag het BTW-id op vóór je factureert.

KOR en buitenlandse klanten

Doe je mee aan de KOR? Dan factureer je binnenlands zonder BTW. Maar voor B2B-klanten in andere EU-landen geldt nog steeds BTW verlegd: vermeld dat op de factuur en het klant-BTW-id. De KOR-vrijstelling beschermt je alleen binnenlands.

Coaching: vrijgesteld of niet?

Algemene loopbaancoaching of business coaching is BELAST met 21% BTW. Alleen coaching die als therapie kwalificeert (BIG-geregistreerd, of erkend door zorgverzekeraar) is vrijgesteld. Bij twijfel: vraag een belastingadviseur of de Belastingdienst om een ruling.

Particulier in EU ≠ 0% BTW

Lever je aan een particulier (geen BTW-id) in Duitsland, Frankrijk of een ander EU-land? Dan reken je gewoon 21% Nederlandse BTW. Pas bij overschrijding van de OSS-drempel (€10.000 EU-omzet aan particulieren) verschuift dat naar het BTW-tarief van het land van de klant.

0% en vrijgesteld zien er gelijk uit op de factuur, fiscaal niet

Bij 0%-export mag je inkoop-BTW WEL terugvragen (voorbelasting). Bij BTW-vrijstelling NIET. Dit verschil bepaalt of je per saldo BTW terugkrijgt of niet. Op de factuur lijkt het hetzelfde, in je aangifte volledig anders.

Wanneer mag ik een factuur zonder BTW sturen?

In vier situaties: (1) je doet mee aan de KOR-regeling en blijft onder €20.000 jaaromzet; (2) je dienst is wettelijk vrijgesteld (zorg, onderwijs, financiële dienstverlening, sommige culturele diensten); (3) je exporteert naar een klant buiten de EU; (4) je past BTW verlegd toe voor een B2B-klant in een ander EU-land of als onderaannemer in de bouw. In alle andere gevallen reken je 21% (of 9% voor specifieke goederen).

Wat is het verschil tussen 0% BTW en BTW-vrijgesteld?

Bij 0% BTW (zoals bij export buiten de EU) is je dienst wel belast, maar tegen het nultarief, je mag de BTW op zakelijke inkopen wél terugvragen. Bij BTW-vrijstelling (zoals zorg of onderwijs) is je dienst onbelast, je mag dan ook géén BTW terugvragen op je inkopen. Op de factuur lijkt het hetzelfde, fiscaal is het verschil groot.

Hoe meld ik me aan voor de KOR?

Je vult het formulier "Melding kleineondernemersregeling" in op belastingdienst.nl, minimaal 4 weken vóór het kwartaal waarin je de regeling wilt laten ingaan. De aanmelding geldt voor minimaal 3 jaar. Daarna mag je opnieuw kiezen. Overschrijd je tijdens een lopend jaar de €20.000-grens, dan vervalt de KOR direct en moet je vanaf dat moment weer BTW rekenen.

Wat als ik per ongeluk BTW heb gerekend terwijl ik in de KOR zit?

Dan moet je een creditnota sturen voor het BTW-deel van de factuur en een nieuwe factuur uitschrijven zonder BTW. De ten onrechte gefactureerde BTW moet je gewoon afdragen (Wet OB art. 37), totdat je hem hebt teruggevraagd via de creditnota. Doe dit zo snel mogelijk om problemen bij de jaaraangifte te voorkomen.

Mag ik voor sommige klanten wel BTW rekenen en voor anderen niet?

Niet zelf kiezen. Of een transactie BTW-plichtig is, hangt af van de wet, niet van wat jij wilt. Wat wel kan: KOR-deelname is voor je hele onderneming, maar binnen de KOR factureer je B2B-klanten in andere EU-landen mét BTW verlegd, en buiten de EU met 0%. De vorm van vrijstelling per factuur volgt automatisch uit de klant en de dienst.

Heb ik een KVK-nummer en BTW-nummer nodig als ik onder de KOR val?

Ja. Inschrijving bij de KVK is verplicht voor iedere ondernemer, ongeacht omzet. Een BTW-id krijg je automatisch bij KVK-inschrijving en hoort gewoon op je factuur, ook als je geen BTW in rekening brengt. Op de factuur vermeld je dan: "Geen BTW in rekening gebracht, vrijstelling KOR".

Wat moet er minimaal op een factuur zonder BTW staan?

Alle gewone factuurvereisten: jouw naam, adres en BTW-id, het factuurnummer, factuurdatum, klantgegevens, omschrijving van de dienst, het bedrag, plus expliciet de reden van de vrijstelling: "Vrijstelling KOR", "Vrijgesteld van BTW art. 11 Wet OB", "0% BTW, uitvoer", of "BTW verlegd" met klant-BTW-id. Zonder die vermelding is je factuur onvolledig en kan de klant problemen krijgen bij zijn eigen aangifte.