Factuur te laat betaald: wat doe je nu?
Een onbetaalde factuur is frustrerend en schaadt je cashflow. Maar je hebt als ZZP'er duidelijke wettelijke rechten. Dit stappenplan helpt je van herinnering tot incasso, stap voor stap, zonder advocaat.
Nieuwe factuur makenJouw wettelijke rechten als schuldeiser
Stappenplan: factuur innen
Stap 1: Stuur een betalingsherinnering
Wacht de betalingstermijn af. Verloopt die zonder betaling? Stuur dan een vriendelijke herinnering per e-mail. Noem het factuurnummer, het bedrag en de originele vervaldatum. Houd de toon neutraal, want veel te late betalingen zijn gewoon vergeten.
Stap 2: Verstuur een formele aanmaning
Geen reactie na 7–14 dagen? Stuur een aanmaning met een nieuwe betaaltermijn van 14 dagen. Vermeld dat je bij uitblijven van betaling wettelijke rente en incassokosten zult berekenen. Dit is wettelijk toegestaan.
Stap 3: Bereken wettelijke rente en incassokosten
Na het verstrijken van de aanmaningstermijn heb je recht op wettelijke rente (commercieel: 9–10% per jaar) én buitengerechtelijke incassokosten. Voor facturen tot €267 is dat minimaal €40. Dit zijn wettelijke rechten.
Stap 4: Schakel een incassobureau in
Reageert de klant nog steeds niet? Schakel een incassobureau in. De incassokosten worden dan bij de debiteur in rekening gebracht (niet bij jou). Kies een bureau met no-cure-no-pay voorwaarden.
Stap 5: Gang naar de rechter (kleine vorderingen)
Bij vorderingen tot €25.000 kun je via de kantonrechter procederen, zonder advocaat. De procedure heet "dagvaarding". Voor vorderingen tot €5.000 bestaat ook de vereenvoudigde procedure via de rechtbank.
Voorkom late betalingen: de slimste maatregelen
- Gebruik 14 dagen betalingstermijn i.p.v. 30
- Vraag 30–50% aanbetaling bij grote opdrachten
- Stuur factuur direct bij oplevering (niet maandelijks)
- Vermeld IBAN prominent op je factuur
- Stuur automatische herinneringen na 7 en 14 dagen
- Check nieuwe klanten op betalingsgedrag via Google of KvK
Gerelateerde gidsen
Veelgestelde vragen over onbetaalde facturen
Hoe lang mag ik wachten voor ik een aanmaning stuur?
Zodra de betalingstermijn is verstreken (bijv. 30 dagen na factuurdatum) mag je een herinnering sturen. Er is geen wachttijd verplicht. Wacht je te lang, dan verlengt dat je cashflowprobleem onnodig.
Heb ik recht op incassokosten als ZZP'er?
Ja. Op basis van de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK) heb je als schuldeiser recht op buitengerechtelijke incassokosten zodra je een aanmaning hebt gestuurd en de klant niet binnen 14 dagen betaalt. Minimumbedrag: €40.
Wat doe ik als een klant beweert de factuur nooit ontvangen te hebben?
Stuur de factuur opnieuw per e-mail met leesbevestiging. Zet in je begeleidende mail dat dit een herinnering is en dat je de originele factuur opnieuw bijvoegt. Bewaar alle e-mailcommunicatie als bewijs.
Kan ik nieuwe opdrachten weigeren bij een klant die nog een openstaande factuur heeft?
Ja, absoluut. Je bent nooit verplicht nieuwe opdrachten aan te nemen van een klant die een openstaande schuld heeft. Dit is een legitieme zakelijke beslissing die je jezelf kunt permitteren.
Hoe voorkom ik late betalingen in de toekomst?
Gebruik kortere betalingstermijnen (14 dagen i.p.v. 30), vraag bij grote opdrachten een aanbetaling van 30–50%, stuur facturen direct bij oplevering (niet aan het einde van de maand), en vermeld duidelijk de vervaldatum op de factuur.
Start elke factuur foutloos
Een correcte factuur met duidelijke betalingstermijn voorkomt de meeste discussies.
Factuur maken